comunicacio

Les 10 claus per l’èxit d’una convocatòria de mitjans / Las 10 claves para el éxito de una convocatoria de medios

Avui volem fer-nos ressó d’aquest post de Monmar.net.  Sense interpretacions ni reelectures, perquè fa una exposició detallada de les claus de l’èxit per una convocatòria de mitjans.

esp_ Hoy queremos hacernos eco de este post de Monmar.net. Sin interpretaciones ni reelecturas, porque hace una exposición detallada de las claves del éxito para una convocatoria de medios.

PREGUNTA
http://www.ansioliticos.com/2012/06/chistes-soraya-saenz-santamaria.html

1.- Pensarlo dos veces o más antes de decidirse. Los medios, todos lo sabemos, están saturados de noticias y se ven obligados a descartar muchos temas por una cuestión de recursos -de disponibilidad de periodistas y de espacio para las informaciones-, que se ha hecho mucho más evidente con la crisis. Para convencerlos de acudir a la nuestra, de convocatoria, tenemos que sopesar hasta qué punto el tema puede ser noticiable y qué argumentos tenemos para justificar la cita. Si decidimos hacerla, deberemos procurar que llegue a los llamados gatekeepers, es decir, a los jefes de sección que deciden los contenidos y sobre las convocatorias que se cubren o no.

2.- El espacio, fundamental. Una vez se ha decidido hacer la convocatoria, hay que escoger el mejor escenario posible. Y esto, por una cuestión de logística y disponibilidad de espacios no siempre se gestiona correctamente. ¿Cuál es el mejor lugar? De entrada, uno que técnicamente esté preparado (que cuente con un rac para proporcionar sonido a radios y teles y, si es necesario, un micrófono inalámbrico para las preguntas), que tenga una buena sonoridad y sea lo suficientemente amplio para acoger entre la decena o, como mucho, veintena de periodistas que acudirán a la convocatoria. Y que éstos puedan estar cómodamente sentados y tomar notas. Es esencial que haya una mesa -a poder ser elevada encima de una tarima o escenario-, y de dimensiones suficientes para poder acoger a todos los portavoces que hablarán.

3.- ¿Qué más necesitamos? Un guión. Sí, un guión del acto, donde conste quién lo presentará y el turno de palabras que seguirán los portavoces. Un documento que aclare las cuestiones de protocolo, es decir, quien se sienta en cada sitio y quien abre y cierra la convocatoria; éste es un tema que a menudo se pactará con los encargados de protocolo sobre todo cuando entre los portavoces hay algún cargo institucional. Todos los que tengan que hablar, y los responsables de la organización asistentes a la cita, deberán tener una copia del guión para tener claro el desarrollo del acto y el papel que tiene cada uno.

4.- Coordinación, comunicación. A veces, algo tan elemental como la comunicación, falla. De entrada, ésta debe existir entre el responsable de comunicación del acto y la organización convocante para concretar detalles como el día, lugar y hora así como los portavoces asistentes. Pero, también, y aún más importante, deberá haber coordinación y comunicación para que se definan los argumentos a exponer en la nota de prensa que se enviará por correo electrónico y se dará en papel a los medios que acudan a la cita.

5.- El mensaje, clave. De hecho, esto se debería valorar al principio, cuando se decide si se sigue adelante con la convocatoria. Cuál será el mensaje, como se transmitirá y se plasmará en la nota de prensa, que tendrá obviamente que ser validada por la organización, son aspectos clave del acto y a los que, a veces, no se otorga suficiente importancia. A la hora de determinar los contenidos de la nota es indispensable tener en cuenta los elementos de contexto: si hablamos del libro digital habrá que informarnos de cuáles son los agentes del mercado, qué porcentaje de ventas tiene este formato, y, en definitiva, como se inserta nuestro mensaje en este marco para darle el enfoque más ‘periodístico’ posible sin perder de vista los argumentos corporativos que nos interesará remarcar.

6.- El formato es también importante. A la convocatoria, vendrán radios, teles y prensa de papel y digital, o incluso algunos bloggers. Por lo tanto, el material que les podamos proporcionar deberá adaptarse, en la medida de lo posible, a sus necesidades: tendremos que darles la nota de prensa impresa (texto) pero también podemos facilitar a las radios declaraciones en formato de audio (en mp3 por ejemplo), o bien imágenes relacionadas con el tema a los periódicos, sean de papel o digitales, y los blogs, y, si tenemos la opción, grabar un vídeo con pequeñas entrevistas para que diarios digitales o teles lo puedan utilizar.

7.- Llamar o no llamar, esa es la cuestión. Este es a menudo uno de los dilemas de las empresas que nos dedicamos a la comunicación corporativa: ¿llamamos a los medios para pedir si han recibido la convocatoria? Cada vez somos más partidarios de hacerlo sólo en aquellos casos que sabes que tu llamada será bien recibida. De hecho, hay otras vías menos “invasivas” para comprobar si aquel medio o periodista ha recibido la convocatoria y para que te diga si vendrán a cubrir o no el tema, por ejemplo a través de las redes sociales como Linkedin, Twitter o Facebook (en caso de que sea posible acceder a ellos a través de estos canales), o bien simplemente enviando un correo electrónico.

8.- Pasar lista. ¡Por supuesto! Hay que llevar la lista de los medios que nos han confirmado que vendrán para comprobar que realmente han venido y también para anotar su contacto. Suele ocurrir que algunos que habían confirmado acaban por no acudir y también al revés, que algunos que no habían dicho nada se presentan. Pasar lista a los periodistas presentes (de manera discreta y amistosa) será importante por dos motivos: por tener a esos periodistas en nuestra base de datos y, en segundo lugar, para, llegado el momento, poderles preguntar si se ha publicado o no la noticia, si no lo hemos podido detectar por nuestros propios medios. Nos permitirá también mantener la relación, que es muy importante.

9.- Amabilidad y diligencia, y envío sin dilación. El responsable de comunicación está al servicio de la organización convocante, pero también de los periodistas, por lo tanto, conviene que esté dispuesto a facilitar cualquier cosa que puedan necesitar durante la convocatoria: ya sea un dato, una entrevista, una aclaración al final del acto o bien la nota de prensa impresa. Aquí debe convertirse en el mejor relaciones públicas y también en la persona mejor informada sobre el tema en cuestión. También es muy importante enviar a la base de datos de medios la nota de prensa inmediatamente después del acto con todos los materiales que pueda haber generado, como fotos y archivos de audio (o vídeo si se da el caso). La rapidez es vital para tener una mejor difusión de la información.

10.- Sí a la nota de prensa embargada. Pasa ocasionalmente: que un medio te llame y te diga que le adelantes la nota de prensa que has preparado para la convocatoria y que la tendrá embargada, es decir, que se compromete a no difundirla, hasta la hora que pactéis. Son casos que se dan poco y donde es mejor acceder a facilitar la nota porque irá en beneficio de la difusión y porque no supone otorgar la exclusiva de la información a ningún medio en concreto.

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